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Comment bien organiser une réunion d’entreprise ?


En théorie, tout le monde comprend l’importance d’une bonne organisation lorsqu’il s’agit d’une réunion d’entreprise. Plus vous travaillerez avant d'entrer dans la salle de réunion, plus vous serez productif et efficace. Mais qui a le temps de bien se préparer ? Alors, pour vous accompagner dans son organisation, voici une check-list que vous devrez avoir à porter de main.

Identifier le but de la réunion

Avez-vous besoin de prendre une décision, de résoudre un problème, de rallier les troupes ou d’informer votre équipe d’une nouvelle initiative ? La première et la plus importante étape de la planification de votre réunion d’entreprise consiste à clarifier l’objet de votre réunion. C’est elle qui gouverne tous les autres éléments de votre préparation. Ne participez pas à une autre réunion sans réfléchir à d’autres moyens d’atteindre votre objectif en premier.

Développer un agenda préliminaire

Disposez une séquence pour la réunion. Prévoyez du temps pour une brève introduction afin de fournir un contexte et pour une discussion des prochaines étapes à la fin. Décidez combien de temps consacrer à chaque article et quel ordre a du sens. Plus votre réunion durera longtemps, plus il sera difficile pour les gens de rester concentrés. Il est donc sage de sous-estimer tout ce que votre groupe peut couvrir dans le temps imparti.

Décider où et quand organiser la réunion et confirmez la disponibilité de l'espace

L'espace de réunion aide à donner le ton. Voulez-vous que votre réunion soit informelle et intime ? Choisissez une petite pièce et placez les chaises en cercle. Formel ou plutôt décontracté ? Une salle de conférence fonctionnera probablement mieux. Les participants seront-ils présents virtuellement ? Assurez-vous que votre équipement permet à tout le monde d'entendre, de participer ou de voir des personnes dans la salle si vous utilisez la vidéoconférence.
Organiser une réunion à Bordeaux est désormais facile grâce aux nombreuses salles disponibles et qui concordent parfaitement à chacune de vos exigences et de vos préférences, prenez tout simplement le temps de trouver une salle disponible bien avant la date de votre réunion. N’hésitez pas à vous renseigner au préalable et à comparer les différentes offres qui répondront le plus à vos besoins.

Identifier, organiser et tester tout équipement requis

Décidez si vous utiliserez des outils de collaboration ou de productivité (tels que GoogleDocs, un service de partage d'écran ou un périphérique d'enregistrement audio) au cours de votre réunion. Confirmez et vérifiez l'espace de réunion et configurez ou testez à l'avance tout équipement nécessaire.
Cette étape semble être une évidence, mais il est parfois difficile de ménager du temps pour des détails logistiques, et vous ne voulez pas gaspiller vos problèmes de technologie de dépannage de réunion soigneusement planifiés. Si vous éprouvez des difficultés, demandez l'aide d'un collègue qui a déjà utilisé l'équipement ou faites appel à un représentant des services informatiques.

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